Assistant Administratif H/F

DESCRIPTION DE L’OFFRE :

Dans le cadre du développement des Services supports de la Société, nous recherchons un Assistant Administratif H/F.

 

Mission(s) principale(s) :

Réaliser les tâches administratives de la Société liées et nécessaires à son bon fonctionnement.

 

Description des activités significatives :

ADMINISTRATIF

• Assurer l’accueil physique et téléphonique de tiers (accueil, information, orientation vers le bon interlocuteur).
• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (réception, tri, traitement, classement, expédition).
• Planifier et organiser les réunions internes puis rédiger et diffuser les comptes-rendus associés.
• Assurer le traitement administratif des dossiers (traitement d’informations, reprographie, classement, archivage).
• Assurer le suivi et la gestion des fournitures administratives et consommables.
• Assurer les tâches courantes de secrétariat (rédaction de courriers/rapports, relecture de documents…).
• Effectuer la mise à jour et le suivi de divers tableaux de bord.
• Planifier et déclencher les interventions de prestataires à la demande des services (propreté, chauffage/climatisation, fonctionnement des équipements…).
• Assurer la gestion des plannings (réservations de la salle de réunion, plannings des commerciaux…).
• Organiser, réserver et/ou réceptionner les déjeuners professionnels (restaurants, plateaux repas…).

COMPTABILITÉ 

• Assurer les tâches de la comptabilité Fournisseurs (veiller au paiement des factures, demande d’avoir en cas de livraison non-conforme…).
• Assurer les tâches de la comptabilité Clients (relance des clients en retard de paiement, mise en recouvrement si nécessaire…).
• Vérifier et effectuer le remboursement des notes de frais de l’ensemble des services de la Société.
• Assurer les échanges avec le Cabinet Comptable externe (envoi des justificatifs de façon hebdomadaire/mensuelle, fournir les informations demandées, demander les informations et documents nécessaires).

COMMERCE

• Suivre la relation entre les commerciaux et leurs clients.
• Effectuer le traitement administratif des commandes clients : rédaction de devis/d’offres commerciales (si besoin), édition d’Accusé de Réception de commandes, facturation des clients, édition d’avoir clients.

 

Responsabilités exercées et latitude d’action :

• Département de l’emploi : Administratif et RH.
• Responsable(s) hiérarchique(s) : Appui Direction.
• Emploi(s) managé(s) : /

 

 

PROFIL SOUHAITÉ : 

Connaissances professionnelles nécessaires :

• Confidentialité.
• Maitrise de l’anglais écrit et oral.
• Réglementations douanières et Incoterms (serait un plus).
• Bases en Comptabilité et règles comptables.
• Règles commerciales.

 

Savoirs spécifiques nécessaires :

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Sens du relationnel et de la communication.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Travail en équipe.

 

Savoir-faire spécifiques nécessaires :

• Maitriser le pack Office.
• Suivre des tableaux de bord.
• Rédiger des comptes-rendus et/ou présentations.
• Réaliser la comptabilité Clients/Fournisseurs.
• Utiliser des logiciels informatiques de type CRM/ERP (serait un plus).

L’EMPLOI :

• Convention Collective : Métallurgie
• Salaire annuel brut : 22 000€ à 25 000€
• Type de poste : Présentiel